Cómo administrar dinero de forma eficiente. 3 errores de los métodos tradicionales + 5 pasos para crear un sistema que sí funciona

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En este post, el autor invitado Ramon Cámero te va a enseñar cómo administrar tu dinero de forma eficiente.

Altamente recomendable wink

Muchas de las personas que se encuentran planeando su reinvención profesional, se enfrentan a un gran problema: no saben cómo administrar su dinero.

Está claro que, para poder vivir de un proyecto propio, es necesario que éste genere ingresos.

Lo que no todos parecen tener en cuenta es que, tan importante como ganar dinero, es saber gestionarlo adecuadamente.

Si…

• Te resulta complicado controlar tus gastos.
• No encuentras la forma de organizar tu economía personal.
• Independientemente de tu nivel de ingresos, te cuesta llegar a fin de mes.
• Tienes deudas y te es difícil salir de ellas.
• No sabes cómo ahorrar dinero.
• No cuentas con un sistema de control de gastos que funcione.

Entonces, lo más probable es que te preocupe la posibilidad de abandonar la seguridad que te da un trabajo tradicional.

Hacer rentable tu negocio podría tardar un poco. Sin embargo, manejando adecuadamente tus finanzas, reducirás el tiempo que te tome llegar a vivir de él.

Para organizar tu economía, es fundamental que cuentes con una herramienta que te permita administrar tus ingresos y gastos, de forma sencilla y efectiva.

Con este artículo busco ayudarte a:

1. Entender por qué las típicas plantillas de control de gastos no funcionan.
2. Crear un sencillo sistema de administración de dinero que te ponga al mando de tu economía.

Un sistema que te enseña cómo administrar tu dinero

Manejar el dinero es una habilidad que amplía nuestra libertad y nos permite decidir mejor. Vale la pena, entonces, dedicar un tiempo a diseñar un sistema que nos ayude a desarrollarla.

Lamentablemente, las típicas plantillas Excel que todos hemos visto alguna vez, suelen tener una baja tasa de éxito. Muchas de las personas que se animan a probarlas, terminan dándose por vencidas a las pocas semanas (o días) de haber empezado.

¿Por qué sucede esto?

Los 3 grandes errores de las plantillas de control de gastos

Desde mi punto de vista, estos sistemas presentan algunos fallos comunes, que dificultan su uso.

Buscan ser herramientas útiles, pero algunos problemas de diseño terminan convirtiéndolas, en la mayoría de los casos, en formatos poco prácticos e ineficientes.

Revisemos estos errores.

Error #1: Son muy complicadas

La mayoría de plantillas que he analizado, solicitan demasiada información.

He llegado a ver algunas con más de 150 campos que deben ser completados… ¡por día!

150 campos x 30 días = 4,500 registros que llenar cada mes

¡Es una locura!

En algunos casos, incluso, se les recomienda dedicar uno o dos meses a anotar en un papel cada gasto que realizan, y a conservar todos los recibos de compra.

De ese modo, afirman, el presupuesto realmente se ajustará a la realidad.

No sé qué pienses tú, pero yo, probablemente, no soportaría un método así por más de una semana.

Error #2: No contemplan tus verdaderos objetivos

El agitado ritmo de la vida actual, nos induce a actuar, cada vez más, “en piloto automático”.

La falta de tiempo y las presiones diarias, nos dificultan reflexionar acerca de las cosas que hacemos y las decisiones que tomamos.

Esta falta de consciencia es un problema que afecta a diversos ámbitos de nuestra vida, incluido el económico.

Antes de que puedas pensar acerca de cómo administrar dinero, es necesario que determines cuáles son tus objetivos de vida. 

Si empiezas a comer saludable sólo porque está de moda, existen altas probabilidades de que, en corto tiempo, renuncies a tu propósito.

La situación será completamente distinta si, en cambio, lo haces porque eres realmente consciente del impacto que el nuevo hábito tendrá en tu energía y vitalidad.

O porque el deporte que practicas te exige perder algunos kilos.

O porque, simplemente, quieres verte mejor.

Lo mismo sucede con el dinero:

La mayoría de métodos tradicionales de control de gastos que conozco, no contemplan los objetivos del usuario. Mucho menos sus valores básicos y visión de vida.

Error #3: Son rígidas

Un sistema que controla la manera en que gastas tu dinero, ¿te da libertad o te la quita?

Bueno, eso depende de lo flexible que sea.

La flexibilidad es la capacidad de adaptarse a distintas circunstancias. De cambiar lo preestablecido, de acuerdo a las condiciones.

La mayoría de plantillas de control de gastos no cumplen con esta característica. No están diseñadas para que resulte sencillo redistribuir el dinero, en caso de ser necesario.

Categorizan a las cuentas de manera poco práctica y no hacen la diferenciación elemental entre gastos fijos y gastos variables.

Además, el hecho de que, por lo general, estén más enfocadas en restringir que en premiar, hace que resulte aburrido y tedioso seguirlas.

Cinco pasos para crear un Sistema de Administración de Dinero que funciona

Conociendo los errores en los que incurren la mayoría de plantillas de control de gastos, no extraña que muchas personas terminen fracasando al intentar usarlas.

El día que decidí dejar mi trabajo y emprender un proyecto propio, no sentí miedo.

Aunque tenía un hijo pequeño, vivía lejos de mi país y mi negocio principal apenas estaba empezando, había creado ciertas condiciones económicas en mi vida, que facilitaron mi decisión.

He estructurado el proceso que seguí y, a continuación, voy a compartirlo.

El siguiente, es un sistema que te muestra cómo administrar dinero de forma simple y efectiva, para lograr tus objetivos.

Paso #1: Identifica tus prioridades de vida

Líneas arriba, hablamos acerca de los problemas de la falta de consciencia. Muchas personas están disconformes con su situación actual, pero casi nadie sabe lo que quiere.

Cualquier iniciativa que busque generar un cambio, debe estar alineada a nuestras prioridades. Clic para tuitear

Antes de empezar a pensar acerca de cómo administrar dinero, te invito a definir claramente lo siguiente.

Visión

Tu visión es la manera particular que tienes de interpretar la vida. Se basa en tus valores e ideales.

La educación formal suele tratar de homogeneizar: restringe la visión del individuo y la subordina a un ideal general de sociedad.

Tener consciencia es (re) descubrir nuestra visión individual, nuestra vida ideal.

Objetivos financieros

Si tienes clara tu visión, puedes empezar a crearla. Identifica, en orden de prioridad, los objetivos financieros que debes alcanzar para acercarte a ella.

• ¿Necesitas pagar deudas?
• ¿Sabes cómo ahorrar dinero? ¿Lo estás haciendo?
• ¿Cuentas con un “colchón” que soporte tu emprendimiento en su fase inicial?
• ¿Tienes un capital creado y un plan de preservación del mismo?
• ¿Es suficiente para garantizar el bienestar de tu familia en el largo plazo?
• ¿Has empezado a generar ingresos en forma pasiva?

Todos estos objetivos deben estar contemplados en tu sistema de administración de dinero.

Preferencias

Finalmente, aunque no siempre se le da la importancia que merece, disfrutar el camino también es importante. 

Tener orden en tus finanzas no significa que debas privarte de tus preferencias y aficiones.

Es verdad que, en algunas ocasiones, deberás hacer sacrificios temporales en pos de un beneficio mayor permanente.

Sin embargo, al elaborar tu sistema de administración de dinero, no dejes de contemplar aquellas cosas que dan valor a tu vida.

Si, por ejemplo, ver los partidos de la liga inglesa de fútbol, es una actividad que disfrutas porque te permite compartir una afición con tu hijo, no la elimines. Mantén tu paquete de televisión por cable y trata de recortar gastos por otro lado.

Paso #2: Reconoce tus gastos actuales y categorízalos

Esta es la parte en que deberás sentarte a pensar un poco.

Bien o mal, hoy en día ya administras tu dinero. Sobre esa base, elabora una lista de tus gastos actuales y colócalos en una de las siguientes 3 categorías:

1. Fijos
2. Variables
3. Esenciales

A continuación, te doy una breve definición de cada categoría, con algunos ejemplos, que te simplifiquen la tarea.

Gastos Fijos

Compromisos fijos. Debes pagar por ellos la misma cantidad, cada mes.

Por lo general, no son negociables ni dependen del uso que les des: pagas o pagas.

Ejemplos:

• Cuota de crédito hipotecario (o de cualquier tipo de deuda).
• Membresías (gimnasios, clubes).
• Alquiler de vivienda.
• Paquete de televisión por cable o Internet.
• Plan de telefonía móvil.
• Estudios.
• Seguros.
• Etc.

Gastos variables

Varían de acuerdo al uso. Presentan la característica de que, en caso de ser necesario, puedes ajustarlos.

Por lo general, no llegan a ser cero, aunque sí es posible reducirlos de forma significativa.

Ejemplos:

• Luz.
• Agua.
• Teléfono fijo.
• Alimentación.
• Transporte/Combustible.
• Ropa.
• Gastos corrientes de día a día.
• Etc.

Gastos Esenciales

Estos no los clasificarás por su naturaleza fija o variable, sino por su característica práctica: 

Son básicamente, cuatro:

Esencial 1: Ahorro

Fundamental. El uso que se le dé a la cantidad ahorrada dependerá de los objetivos específicos de cada persona.

Ejemplo: pago de deudas, creación de un fondo de emergencias, construcción de patrimonio, generación de ingresos pasivos.

Esencial 2: Formación

Destina parte de tus ingresos, a adquirir conocimientos que te ayuden a crear tu vida ideal: finanzas, desarrollo personal, emprendimiento, liderazgo, marketing, ventas.

Importante recordar: esto no tiene nada que ver con tu gasto fijo en educación formal. Aquí hablamos de educación directamente relacionada con tu proyecto de vida.

Esencial 3: Ocio

Si vas a separar cierta cantidad de dinero para aprender, premiate con una cantidad similar para divertirte.

Esto le dará el toque divertido a un tema que puede llegar a ser un poco denso, como lo es el manejo de tus finanzas. Equilibrio, que le llaman.

Esencial 4: Caridad

Es una forma de devolver a la vida, aquello que hemos recibido.

Aunque no es obligatorio, lo recomiendo profundamente.

Paso #3: Confronta tus objetivos y prioridades con tu estructura actual de gastos

A estas alturas ya debes haber notado que la estructura de un sistema de administración del dinero, así como los porcentajes que se destinan a cada partida, podrían variar mucho de una persona a otra.

Cada uno de nosotros tiene sus propios objetivos de vida y se relaciona con el dinero de forma distinta. Por estas razones, una plantilla estándar es insuficiente.

Lo que corresponde ahora, es que revises tus avances:

• ¿Te parece que las cantidades que destinas a cada categoría de gastos reflejan tu visión y objetivos?
• ¿Contemplas actualmente todos los esenciales?
• ¿Cuál es la relación entre tus gastos fijos (quitan libertad) y variables (dan flexibilidad)?
• ¿Has identificado gastos innecesarios o que no te aportan valor?
• ¿Crees que podrías reducir algunos o, incluso, prescindir de ellos?

Paso #4: Define una  estructura de gastos flexible

El paso 3 te permite llegar a importantes conclusiones.

Ahora, ajusta tu estructura de gastos, teniendo en cuenta las siguientes sugerencias:

• Adopta el minimalismo como estilo de vida. Será fundamental en tu camino hacia una vida libre.
• Centra el uso de tu dinero en aquello que es verdaderamente importante y da valor a tu vida.
• Lo innecesario, redúcelo o, de plano, elimínalo.
• Lo necesario, optimízalo.
• Prioriza tu visión y objetivos de vida.

CLAVE

Si el 90% de tus gastos es fijo (aquellos que pagas o pagas), sólo te queda un 10% para ajustar y optimizar.

Así es mucho más complicado ahorrar, separar dinero para tu educación o lograr tus objetivos financieros.

Gradualmente, busca que tu estructura de costos se reparta de la siguiente manera:

• Fijos:  25% de tu ingreso neto.
• Variables: 25% de tu ingreso neto.
• Esenciales: 50% de tu ingreso neto.

Esto no lo lograrás de un día para otro pero con consciencia y constancia te irás acercando a esos porcentajes.

Paso #5: Implementa, revisa y ajusta.

Lo siguiente es implementar la teoría.

A diferencia de otros sistemas, en los que nos piden hacer un estudio de 2 meses para analizar la forma en que gastamos el dinero, aquí hacemos una estimación inicial (la mejor que podamos). Con eso nos lanzamos a la piscina.

Por supuesto, lo más probable es que en el primer mes haya algunos errores u omisiones en el supuesto inicial. Es sobre ellos, que lo mejorarás:

• ¿Te quedaste corto al estimar ciertos gastos?
• ¿O, incluso, olvidaste considerar alguno?
• ¿Estuviste muy holgado con alguno de tus gastos variables?
• ¿Notaste que puedes prescindir de algunos otros gastos fijos?

Después del primer mes, analiza, ajusta y juega con las cantidades.

Algunos consejos adicionales

Para reducir tus gastos fijos

• Procura cancelar tus deudas lo antes posible, sobre todo las de consumo. Ahorrarás intereses, liberarás flujo de caja y ganarás flexibilidad. 
• Haz una revisión exhaustiva de ellos. Evalúa si realmente necesitas todos los paquetes de servicios y membresías que vienes pagando.
• Revisa las pólizas de seguros que tienes contratadas. Asegúrate de que estén optimizadas y no estés pagando más de lo que necesitas.

Aparta tus gastos esenciales al inicio de cada mes

• Son fundamentales para el logro de los objetivos financieros. Lamentablemente, en la práctica es fácil relegarlos a segundo plano.
• Asegúralos antes de realizar cualquier otro gasto. Luego “te las arreglas” con el resto.
• Aunque al inicio te cueste, en poco tiempo te habrás acostumbrado y lo harás sin problema.

 Ahorro mínimo: 10% de tu ingreso neto

• Conservar parte significativa del dinero que generas, es clave para construir libertad. 
• Es ese ahorro lo que te permitirá salir más rápido de tus deudas, crear un fondo de emergencias, asegurar el futuro de tu familia, invertir y construir ingresos pasivos.
• Si puedes vivir con 10, puedes vivir con 9. Básate en ese principio para ahorrar, al menos, el 10% de tu ingreso.
• Si, por alguna razón, en este momento te resulta imposible ahorrar el 10%, empieza con lo que puedas. Poco a poco, ve incrementando el porcentaje.

La formación es básica

• Si vas a pasar de una situación que conoces bien (la de empleado, por ejemplo), a otra que te resulta incierta (la de emprendedor), es innegociable que inviertas en educarte.
• Recuerda incluir en la partida de “formación”, solamente aquello que tiene una relación directa con tu proyecto de vida.
• Un truco: haz que tus cuentas de “formación” y “ocio” sean gemelas. Es decir, si quieres gastar más al salir a bailar, incrementa en la misma proporción, tu inversión en educación.

Juega con tu gastos variables

• La categoría de gastos variables es la base de la flexibilidad de tu sistema.
• Si, por ejemplo, un mes gastaste de más en comida, puedes tomar dinero de otra cuenta para compensar.
• Mientras menos gastos fijos tengas, más libre serás.

Para terminar

Que hayas llegado hasta aquí, demuestra que tienes un verdadero interés por organizar tu economía.

Por esa razón, te invito a suscribirte a Camino Contracorriente y descargar, de forma gratuita, mi ebook “Tres Estrategias para Ahorrar Más y Escapar del Trabajo que está Matando tus Sueños“.

Esta guía, que se centra en cómo ahorrar dinero, es el complemento ideal del artículo que acabas de leer.   

Además, una vez que te hayas suscrito al blog, podrás pedirme el checklist que te ayudará a elaborar tu estructura de gastos (Paso #2 del sistema de administración de dinero).

Si hay algo que quieras añadir o preguntar acerca de cómo administrar dinero, me encantará leerte en los comentarios.

¡Y no olvides compartir el artículo si te pareció útil!