¿Tratas de organizar tu tiempo con una lista de tareas programadas (to-do-list) y al final de la jornada no has completado ni la mitad?
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En trabajos con cierta exigencia suele pasar, y el problema normalmente no está en que estés confeccionando una lista de tarea de forma inadecuada o poco realista: el problema suele ser que no has hecho una lista de cosas que no hay que hacer (not-to-do-list).
¿Lista de cosas a no hacer?
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Efectivamente, las listas de cosas a no hacer son más eficaces en la mejora de rendimiento. ¿Por qué? Muy simple, lo que no haces determina lo que puedes hacer. Según Tim Ferriss hay nueve habitos a modificar en el trabajo que nos roban mucho tiempo y que se presentan con mucha frecuencia.
Te propongo que los revises y trabajes sobre aquellos que identifiques como hábitos propios. Comprobarás por ti mismo/a cómo incrementas notablemente tu productividad.
9 habitos a modificar en el trabajo
1. No contestes llamadas de números desconocidos.
El 95% de las veces estas llamadas son completamente improductivas y entorpecen tu trabajo.
¿Existe alguna razón en el universo por la que tengas que dejar de hacer lo que estás haciendo para atender a alguien que de entrada no desea ser reconocido?
Aunque adores las “sorpresas” no tiene sentido alguno que rompas la dinámica de tu trabajo para atender este tipo de llamadas: cuando recibes este tipo de llamadas, no puedes anticiparte a qué va a suceder y por tanto pierdes iniciativa en la conversación o negociación.
Activa tu buzón, y si la persona que te está llamando lo desea, te dejará un mensaje de voz o un correo electrónico pidiéndote que contactes con ella.
2. No mires el correo electrónico a primera hora de la mañana o a última hora de la noche.
Utiliza las primeras horas de la mañana para hacer alguna de las cosas prioritarias de tu lista de tareas. Por lo tanto trabaja off-line durante ese tiempo y verás aumentada tu productividad. Por la noche si miras el correo puedes llevarte alguna preocupación a la cama que no podrás resolver hasta el día siguiente.
3. No aceptes nunca una reunión sin orden del día ni hora de finalización claramente definidas.
Es aplicable también para llamadas: solicitar que se indique con claridad de qué se quiere hablar.
Si está bien definido el asunto a tratar y el resultado que se desea obtener, esa reunión o de esa llamada no debe extenderse más de 30 minutos.
Teniendo esa información por adelantado, podrás prepararte de forma adecuada de modo que el tiempo de la reunión se reduzca a realizar aquellas cosas que debéis solucionar de forma conjunta.
4. No dejes que la gente se “enrolle”
[pullquote-right]Una pequeña charla puede consumir mucho tiempo[/pullquote-right] Cuando te llame alguien no hagas preguntas del tipo ¿cómo estás?, que den pie a la otra persona a “enrollarse”. Contéstale, Buenas tardes/días “fulanito”, dime, y si puedes añade, me pillas un poco liado, pero dime. Así la persona entenderá que no tienes tiempo para cháchara, y se centrará en el objeto de la llamada.En gran medida, es esencial ir al grano para que las cosas sean hechas de manera productiva. No se trata de si tienes 5 minutos o no para charlar un rato, sino el coste que tiene dicha interrupción: créeme, para ser efectivo/a en el 99% de los casos no puedes permitirte interrupciones. wink
5. No mires el correo electrónico constantemente.
¿Pones una lavadora para lavar un par de calcetines? Pues si no lo haces para no malgastar agua, no mires el correo electrónico constantemente ya que malgastarás tu tiempo.
Establece dos periodos de tiempo al día para mirar y responder tus emails. ¿y los urgentes? Las urgencias encontrarán la manera de llegar a ti si realmente son urgencias, te lo garantizo :)
Concentra tu esfuerzo en completar las tareas importantes: habrá ocasiones en que contestar algunos correos se convertirán en una tarea más, en ese caso prográmala en tu lista en función de su urgencia e importancia.
Ni que decir que esta regla la tienes que hacer extensible al whatsapp o actividades en las redes sociales.
6. No te comuniques en exceso con clientes que dan pocos beneficios y que son muy exigentes.
No sé cual es la clave del éxito, pero la clave del fracaso es intentar agradar a todo el mundo. Bill Cosby
Recuerda la Ley de Pareto: el 20% de tus clientes es el que te proporciona el 80% de tus beneficios.
Ten un trato excelente con ellos. Con el resto establece políticas de atención más restrictivas y házselas saber. Si no les satisface ofrécele otro proveedor que pueda atenderles, o directamente despídeles: aunque no lo veas de un modo claro, en ocasiones es beneficioso deshacerte de ese tipo de clientes que consumen tu tiempo para un muy bajo beneficio.
7. No trabajes de más para afrontar una situación agobiante: prioriza!
Si no priorizas todo parecerá urgente e importante. Define la tarea más importante del día y mantenla siempre presente. De ese modo el resto de tareas quedarán en un segundo plano hasta que completes esa tarea. Si no tienes tiempo tienes que aprender a priorizar, y de verdad que esto no es optativo.
A menudo es tan sólo cuestión de dejar que ocurran algunas cosas poco agradables (devolver una llamada con retraso y pedir disculpas, pagar algo de recargo, etc.) para asumir los asuntos importantes: el balance siempre resultará positivo.
La respuesta a una situación agobiante no es tratar de hacerlo todo al mismo tiempo, sino atender las pocas cosas que realmente son importantes.
8. No lleves contigo el móvil 7×24.
Concédete al menos un día a la semana libre de teléfono: déjalo en el coche o en algún sitio de difícil acceso.
Si vas a una cena, te recomiendo que dejes el teléfono en casa, no va a pasar nada porque contestes el teléfono 1 ó 2 horas más tarde (incluso la mañana siguiente).
¿Te han echado alguna vez del trabajo por ir al dentista y no contestar al teléfono durante un par de horas?
Pues entonces, ¿por qué no te permites disfrutar de una cena o de TU tiempo libre?
9. No esperes llenar con el trabajo un vacío que relaciones y actividades fuera de él no consiguen llenar.
El trabajo no lo es todo en la vida.
No deberías tener sólo amigos que sean compañeros de trabajo. Organiza tu tiempo personal como si se tratara de una reunión importante, porque es tanto o más importante. ¿Trabajas para vivir o vives para trabajar?
Hazte un favor: nunca te digas a ti mismo “trabajaré este fin de semana”
Limita tu tiempo de trabajo: la única razón por la que trabajas tanto tiempo es porque dispones de él: si el día tuviera 40 horas trabajarías 30, por eso debes emplear tu tiempo en completar aquellas tareas que son realmente importantes. Estoy seguro de que pasar el fin de semana mandando correos no es la mejor manera que tienes de pasar el poco tiempo que tienes en esta vida.
Te dejo aquí la infografía para que la descargues, la imprimas y la coloques donde creas más oportuno. Si la quieres en formato pdf, sólo tiene que pedírmela a través del formulario de contacto.
Conclusión
Es básico para una correcta gestión del tiempo el mantener la concentración para completar las cosas, pero esto sólo es posible cuando eliminamos las distracciones. Si tienes problemas para decidir qué hacer, concéntrate en qué no debes hacer.
Comienza a trabajar con estos hábitos, pero de una forma moderada. Los hábitos no se pueden modificar todos de golpe, por lo que te recomiendo que como mucho trabajes dos de estos hábitos durante un periodo de unas 3-4 semanas y luego continúes con otros dos.
Referencias
Timothy Ferriss es el autor del Best-Seller La semana laboral de 4 horas, un libro que sin duda abre extraordinariamente la mente a soluciones poco convencionales.
Esta entrada es una transcripción traducida y adaptada del podcast del blog del mismo autor. Podéis escuchar el podcast completo en inglés aquí.
¿y tú?
¿qué otros hábitos a modificar en el trabajo añadirías a esta lista?
Muy buenos consejos. Estoy intentando mejorar mis hábitos en cuanto a mirar el correo constantemente, al levantarme, y antes de ir a dormir. Ayer por la noche decidí ponerlo en modo avión sobre las 22h, y hasta que no había hecho una serie de cosas esta mañana, no lo he quitado. Me ha ido genial smile
Gracias Roser!
Eso sí que es un gran avance, yo también lo pongo a menudo en silencio o en modo avión cuando me quiero centrar y le digo a mis seres queridos que si hay alguna urgencia me llamen a casa.
Otro truco es eliminar las notificaciones wink
Un abrazo!
¡Me ha encantado el post, Álvaro!
Los 9 hábitos son muy ilustrativos y motivadores para dejar de perder el tiempo y ganarlo para nosotros mismo y nuestros seres queridos y amigos.
Me quedo sin duda con el “apartado” del teléfono móvil. Por propia experiencia, sé que la dependencia de estos dispositivos puede llegar a ser enorme, más aún cuando al otro lado tienes a tu jefe sad Los carga el diablo.
A mi me resulta muy positivo, para evitar interrupciones constantes en mi mesa de trabajo, aislarme en una sala o despacho y cerrar al puerta. No evitará que desaprensivos sigan entrando a preguntar cosas “urgentes” (siempre lo son, no sé por qué), pero ayuda.
¡Un abrazo!